Beratung
OEHMICHEN Rechtsanwälte als „Interne Meldestelle“ im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes und des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes
Sicher ist Ihnen bekannt: die Frist zur Einrichtung einer Meldestelle für Whistleblower aufgrund des Hinweisgeberschutzgesetzes („HinSchG“) ist für Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten am 2. Juli 2023 abgelaufen. Für solche Unternehmen drohen schon seit dem 01. Dezember 2023 Bußgelder. Unternehmen mit Beschäftigtenzahlen zwischen 50 Mitarbeitern und 250 Mitarbeitern müssen eine Meldestelle bis zum 17. Dezember 2023 eingerichtet haben. Auch ihnen drohen nach Fristablauf Bußgelder. Aber auch nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz („LkSG“) sind Meldestellen („Hotlines“) einzurichten.
Wir können Ihnen helfen: als Rechtsanwälte mit jahrzehntelanger Berufserfahrung sind wir geübt im Umgang mit vertraulichen Sachverhalten und mit möglichen Rechtsverstößen. Deshalb haben wir uns entschlossen, uns für Unternehmen der Life Sciences Industrie als „Interne Meldestelle“ zur Verfügung zu stellen. Wir können sicherstellen, dass Sie Ihren gesetzlichen Pflichten in Bezug auf interne Meldestellen auf unkomplizierte und preiswerte Weise gerecht werden, ohne aufwendige Implementierung einer Software, ohne zeitraubende Schulung und ohne übersteigerte Servicegebühren.
Als Anwaltskanzlei haben wir gegenüber manch anderen Dienstleistern den Vorteil, dass wir auch juristisch prüfen dürfen, ob eine eingegangene Meldung wirklich einen nach den genannten Gesetzen relevanten Vorfall betrifft, der von der Geschäftsleitung aufzugreifen ist.
Wie wir Ihnen helfen können, das erfahren Sie in den folgenden Zeilen. Gern erstellen wir Ihnen auch ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes individuelles Angebot.
Im ersten Schritt richten wir eine individuelle E-Mail-Adresse unter unserem Kanzlei-Account ein, unter welchem sich Hinweisgeber unkompliziert melden können, und zwar nach Wahl der Hinweisgeber anonym oder mit Absenderangabe. Ebenso richten wir zu diesem Zweck eine Telefonnummer ein, die den Hinweisgebern zwischen 8:00 Uhr und 20:00 Uhr zur Verfügung steht. Des Weiteren stellen wir unsere postalische Anschrift bereit, mit dem Zusatz „Interne Meldestelle“, für solche Hinweisgeber, die eine schriftliche Nachricht bevorzugen, z.B. weil sie sich damit sicherer fühlen als mit einer telefonischen oder elektronischen Nachricht.
Im zweiten Schritt bereiten wir gemeinsam mit Ihnen einen Text vor, in welchem Sie Ihren Beschäftigten die Möglichkeiten erläutern, die mit einer solchen Hotline verbunden sind; ebenso erfahren die Beschäftigten, auf welche Weise und über welche Kommunikationskanäle wir, die Hotline, erreichbar sind. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Erstellung der nach § 8 Abs. 2 LkSG vorgeschriebenen Verfahrensordnung.
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, mit der Nutzung unserer Kanzlei als „Interne Meldestelle“ Ihre gesetzlichen Pflichten im Hinblick auf eine solche Meldestelle komplett zu erfüllen. Hierbei pflegen wir für Ihr Unternehmen die Meldewege nach § 16 HinSchG und nach § 8 LkSG und führen das Verfahren nach § 17 HinSchG bzw. nach § 8 LkSG durch. Der Weg hierzu ist durch das gesetzliche Konzept des Hinweisgeberschutzes vorgezeichnet:
- Wir bestätigen den Eingang der Beschwerde des Hinweisgebers innerhalb von maximal sieben Kalendertagen nach Eingang der Meldung. Selbstverständlich wahren wir auf Wunsch des Hinweisgebers dessen Identität, und wir behandeln die Meldung streng vertraulich.
- Wir prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG oder des LkSG. fällt. Falls unsere rechtliche Prüfung ergibt, dass der Hinweis weder unter das HinSchG noch unter das LkSG fällt, teilen wir Ihnen dieses Ergebnis selbstverständlich auch mit;
- Wir halten den Kontakt mit dem Hinweisgeber und erörtern mit diesem auf Wunsch auch den Sachverhalt;
- Soweit aufgrund der Meldung möglich, prüfen wir die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und sprechen Empfehlungen für das weitere Vorgehen an Ihr Unternehmen aus;
- Falls erforderlich, fordern wir vom Hinweisgeber zusätzliche Informationen an.
- Soweit rechtlich erlaubt, übermitteln wir dem Hinweisgeber innerhalb der in § 17 Abs. 2 HinSchG genannten Frist eine Antwort. Die Antwort enthält eine Mitteilung über die von Ihrem Unternehmen geplanten und bereits ergriffenen Folgemaßnahmen sowie eine Begründung dieser Maßnahmen.
- Hinsichtlich geeigneter Folgemaßnahmen nach § 18 HinSchG bzw. Abhilfemaßnahmen nach § 7LkSG werden wir uns mit den zuständigen Personen oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen in Verbindung setzen oder das Verfahren Ihrem Unternehmen zur weiteren Bearbeitung übertragen (§ 18 Abs. 4 a HinSchG). Ebenso unterstützen wie Sie, falls Sie dem Hinweisgeber eine einvernehmliche Beilegung anbieten möchten (§ 8 Abs. 1 LkSG). Wir stehen Ihrem Unternehmen hierbei beratend zur Seite und werden im Hinblick auf die Folgemaßnahmen/Abhilfemaßnahmen die Interessen Ihres Unternehmens im Auge behalten.
Die Kosten, die Ihnen mit der Nutzung unserer Kanzlei als „Interne Meldestelle“ entstehen, sind überschaubar; gern unterbreiten wir Ihnen ein Angebot.
Gern beraten wir gemeinsam mit Ihnen, wie eine solche Hotline für Ihr Unternehmen eingerichtet und betrieben werden sollte. Bitte kontaktieren Sie uns telefonisch (06172 138 830) oder senden uns eine Nachricht (info@oehmichenlaw.com), wir melden uns umgehend bei Ihnen zurück.
Aus sprachlichen Gründen verwenden wir in diesem Text den Begriff „Hinweisgeber“ in der herkömmlichen maskulinen Form, aber selbstverständlich bezieht er sich auf Personen jedweden Geschlechts).